Ben jij de ervaren Bestuursondersteuner die wij zoeken? Bij FUMO in Grou krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in het ondersteunen van ons managementteam en bestuur. Met jouw expertise zorg je voor een efficiënte organisatie van vergaderingen en een optimale samenwerking. Reageer nu en maak het verschil!
Situatie- en opdrachtbeschrijving De FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) is de omgevingsdienst van Fryslân. Vanuit het kantoor in Grou werken enthousiaste professionals dagelijks met ambitie en bevlogenheid voor onze deelnemers: de 18 Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân. Wij leveren een bijdrage aan een veilige en schone leefomgeving in Fryslân. We beschermen en bewaken onze leefomgeving voor de huidige en toekomstige generaties. Daarbij zoeken we continu naar de balans tussen milieu en economie. De FUMO verzorgt de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhavingstaken op het gebied van milieu, natuur en ruimtelijke ordening. Daarnaast verleent de FUMO specialistisch advies op het gebied van licht, geluid, trillingen, lucht, geur, bodem, energie, externe veiligheid en juridische zaken.
De afdeling Bedrijfsvoering is verdeeld over de disciplines P&O, Finance & Control, I&A en Archief, Facilitaire Zaken, Secretariaat & Frontoffice, Communicatie en Beleidsondersteuning & Advies. Samen ondersteunen en faciliteren zij het management en de afdelingen binnen de FUMO.
Voor de tijdelijke vervanging van het cluster secretariële ondersteuning, zijn we op zoek naar een nieuwe collega Bestuursondersteuner.
Verantwoordelijkheden
Je gaat het Managementteam- (MT), Dagelijks bestuur- (DB) en Algemeen bestuursvergaderingen organiseren en faciliteren in overleg met de verschillende voorzitters. Daarnaast vallen onderstaande taken onder deze functie:
Het inhoudelijk en procesmatig sturen op de voorbereiding van het MT, DB en AB-vergaderingen en het in het oog houden van het gewenste niveau van besluitvorming; Het ondersteunen en adviseren van de directeur en het bestuur bij relevante vraagstukken en zelf of in coproductie met anderen schrijven van voorstellen m.b.t. deze onderwerpen; Het bewaken van de rolverdeling, overleggen en het bewaken en borgen van de governance; Het ondersteunen van het MT door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties); Het verzorgen van de algemene communicatie rondom de besluiten van het MT binnen de organisatie; Het onderhouden en signaleren van de acties benoemd in de microplanning; Het verzorgen van een correcte archivering en borgen van de publicatie van documenten; Het inventariseren van agendapunten voor DB en AB, bewaken van tijdige aanlevering van documenten, mede in relatie tot overeengekomen planning (waaronder P&C-cyclus); Het ondersteunen van het DB en AB door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties); Je hebt een pro-actieve rol binnen het cluster secretariële ondersteuning en jouw kennis en know-how brengt dit cluster op een hoger plan. Vereisten en criteria Beschikbaarheid Inzetbaar vanaf 13 januari 2025 tot en met 30 juni 2025 voor 32-36 uur per week. Inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. Startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Startdatum kan worden opgeschoven; er kunnen geen rechten worden ontleend aan de vermelde startdatum. Kwaliteit (eisen) Voeg een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. Gebruik het bijgevoegde template en vul alle gevraagde onderdelen in. Minimaal 5 jaar werkervaring als bestuursondersteuner binnen een soortgelijke dynamische omgeving. Relevante opleiding op mbo/hbo-niveau. Gunningscriteria Sorteer op indiendatum (eerste bovenaan). Uitleg gunningscriteria: op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld. Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd. Bij geen geschikte kandidaat worden volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot selectie is voltooid. EMVI komt als volgt tot stand: prijs score = 100 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) * ( 100 / ( hoogste prijs - laagste prijs ) ) ) kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging ) Gunningscriteria (wensen) 25 %: Aantoonbare werkervaring als Bestuursondersteuner binnen overheidsorganisaties. 25 %: Ervaring met het agendabeheer van complexe vergaderingen. 25 %: Gedegen kennis van Microsoft Office en ervaring met het programma iBabs. 25 %: Optreden als vraagbaak voor collega's op het Directiesecretariaat. 
