Bestuurssecretaresse bij Gemeente Hilversum

Publish date

2024-10-22

Closing date

Closed

2024-10-23

Start date

End date

2024-10-24

Function

Bestuurssecretaresse

Location

Noord-Holland

Working hours

Not given

Minimaal 32 uur per week

Hourly rate

Not given

Education level

HBO

Not given

Ben jij de organisatorische kracht die de wethouders van Hilversum ondersteunt in hun belangrijke taken? Met jouw ervaring in complex agendabeheer en politieke sensitiviteit ben je de schakel tussen bestuur en samenleving. Sluit je aan bij ons team en help mee aan een leefbare toekomst voor Hilversum!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Je bent de rechterhand en assistent van 2 wethouders. In deze rol ben je een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve en secretariële ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is van alle in- en externe vragen. In deze uitdagende en pittige functie ontzorg je beide wethouders. Je bent een spin in het web en kan onder hoge tijdsdruk invulling geven aan je taken waarbij complex agendabeheer de kern van je werk is.

Je monitort, coördineert, plant, beheert en organiseert en doet dat met veel plezier. Je kunt tegengas bieden als dat nodig is. Daarnaast ben je een belangrijke schakel met de gemeentesecretaris, concerndirecteur, managers, bestuursadviseurs, bestuurscommunicatie adviseurs en externe instanties en relaties.

Je signaleert vroegtijdig knelpunten zowel organisatorisch als agenda technisch en denkt mee in mogelijke oplossingen. Je zorgt ter voorbereiding van diverse afspraken dat de stukkenstroom en ambtelijke adviezen netjes, accuraat en tijdig beschikbaar is; Denk hierbij aan:

Annotatie stroom
Voorbereiding interne en externe vergaderingen op bestuurlijk proces
Voor de regio met gebruik van het documentensysteem ibabs

Organisatiebeschrijving

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen, Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning.

Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Gevraagde expertises en competenties

Politieke sensitiviteit;
Stevige persoonlijkheid;
Dienstverlenend;
Positieve instelling en houding;
Flexibiliteit.

Vereisten en criteria

Beschikbaar per 18 november 2024 voor 32 uur per week;
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse in een vergelijkbare functie binnen een dynamische en complexe werkomgeving in de afgelopen 7 jaar;
Minimaal een afgeronde mbo 3 opleiding in secretariële of administratieve richting;
Ervaring met Office 365, I babs (bestuurlijk informatiesysteem) en Microsoft Teams.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer van een politieke ambtsdrager binnen een overheidsorganisatie (35 punten);
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse (35 punten);
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs/managementondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten);
Aantoonbare ervaring met I babs. Vermeld waar deze ervaring is opgedaan (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Gemeente Hilversum

17 assignment posted

17 assignments posted

Apply

Bestuurssecretaresse bij Gemeente Hilversum

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Project categories

Eébel

Account

Contact