Ben jij de ervaren bestuurssecretaresse die de gemeente Zoetermeer helpt om haar bestuur optimaal te ondersteunen? Met jouw organisatietalent en communicatieve vaardigheden zorg je voor een soepele samenwerking binnen het college. Reageer nu en bouw mee aan de toekomst van Zoetermeer!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Als bestuurssecretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.
Je zorgt voor:
agendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied Organisatiebeschrijving Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.
Organisatie Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!
Afdeling De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega's. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met vijf andere collega's vorm je het Bestuurssecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen:
bestuursadvies bestuursondersteuning kabinetszaken public affairs directiesecretariaat met aan het hoofd een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.
Gevraagde expertises en competenties Organiserend vermogen; Goede communicatieve vaardigheden; Gevoel voor verhoudingen; Zorgvuldig; Digitaal vaardig. Vereisten en criteria De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten met een vast dienstverband bij de uitlenende instantie.) Aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie. Gunningscriteria Minimaal 6 maanden aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs- of directiesecretaresse bij een gemeente (50 punten). Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een gemeente met meer dan 50.000 inwoners (25 punten). Beschikbaar per 17 februari 2025, voor 32 uur per week (25 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
