Bestuurssecretaresse / Managementassistent bij Gemeente Soest

Publish date

2024-08-20

Closing date

Closed

2024-08-21

Start date

2024-08-31

End date

2024-08-22

Function

Bestuurssecretaresse / Managementassistent

Location

Utrecht

Working hours

Not given

Minimaal 28 uur per week

Hourly rate

Not given

Vanaf €2,- per uur

Education level

MBO

Not given

Ben jij de proactieve en doortastende bestuurssecretaresse die we zoeken? In de moderne gemeente Soest bieden we een tijdelijke rol waarin je twee wethouders ondersteunt. Met jouw ervaring en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen maak je het verschil. Lees snel verder en reageer!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Het cluster bestuurs- en managementondersteuning bestaat uit vier medewerkers. Ter vervanging van een collega die met pensioen gaat zoeken we tijdelijke ondersteuning voor in ieder geval twee wethouders. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig en doet dit in afstemming met je collega’s.

Wat ga je doen?

Je beheert complexe agenda’s, waarbij je o.a. prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
Je verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie en reageert proactief als blijkt dat agenda’s gewijzigd moeten worden.
Je gebruikt eigen inzicht om de urgentie en belangen in te schatten en bent op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille van de bestuurder of directeur.
Je bent eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoek.
Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed in moet kunnen schatten.
Signaleren, vooruit plannen, meedenken en je verdiepen in wat er speelt.
Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, distribueert digitale vergaderstukken.
Je zorgt voor tijdige input en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
Je regelt vervoer, etentjes en attenties e.d. en informeert de juiste personen hierover.
Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat. Daarnaast willen we je graag inzetten om een nog te werven collega de kneepjes van het vak te leren.

Je ben doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk. Het is belangrijk dat je prioriteiten kunt stellen en je gevoel hebt voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.

Het bestuurs- en managementsecretariaat valt onder het team Advies en Interne Dienstverlening. Dit team is opgesplitst in meerdere clusters, waaronder het cluster bestuurs- en managementondersteuning. De aansturing van een cluster wordt gedaan door een teamleider. Deze teamleider is ook verantwoordelijk voor de clusters Communicatie en Juridische Zaken.

Organisatiebeschrijving

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie. Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Gevraagde expertises en competenties

Accuraat
Proactief
Klantgericht
Resultaatgericht
Representatief
Plannen en organiseren
Snel kunnen schakelen
Kunnen werken in een digitale omgeving (op afstand)
Flexibel
Stressbestendig
Integer
Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift
Sterk in samenwerking
Zelfstandigheid
Gevoel voor politieke en bestuurlijke sensitiviteit

Vereisten en criteria

Minimaal 2 jaar relevante werkervaring als secretaresse bij een college van B&W binnen een gemeente in de afgelopen 5 jaar (dit moet blijken uit het cv).
Een afgeronde MBO-opleiding in een secretariële richting (dit moet blijken uit het cv).
Bereid om in ieder geval twee werkdagen, waaronder de woensdagen, op kantoor in Soest te werken.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente (40 punten).
Aantoonbare kennis van Ibabs (20 punten).
Aantoonbare kennis van Office 365 (10 punten).
Aantoonbare kennis van Sharepoint (10 punten).
Minimaal 28 uur per week beschikbaar (10 punten).
Uiterlijk beschikbaar per 1 september 2024 (10 punten).

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Gemeente Soest

17 assignment posted

17 assignments posted

Apply

Bestuurssecretaresse / Managementassistent bij Gemeente Soest

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Project categories

Eébel

Account

Contact