Domeinsecretaresse bij Provincie Utrecht

Publish date

2024-10-29

Closing date

Closed

2024-11-04

Start date

End date

2024-11-05

Function

Domeinsecretaresse

Location

Utrecht

Working hours

Not given

32 tot 40 uur per week

Hourly rate

Not given

Education level

MBO

Not given

Ben jij een ervaren secretaresse met een passie voor een duurzame leefomgeving? Sluit je aan bij het team TOS in de bruisende provincie Utrecht! Wij zoeken een proactieve teamspeler die onze domeinmanager en teamleiders ondersteunt. Lees verder en ontdek hoe jij kunt bijdragen aan een fantastische regio!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Je gaat aan de slag bij het team TOS als secretaresse binnen het secretariaat van het domein Leefomgeving.

Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied.

Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning bij de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben.

Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning.

Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie.
Het archiveren van in- en externe post;
Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

Organisatiebeschrijving

Utrecht is een provincie om trots op te zijn.

Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie.

Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren.

Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft.

Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving.

Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft.

Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Vereisten en criteria

Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of management assistent;
Een afgeronde opleiding op minimaal Mbo niveau;
Aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een provinciale overheid;

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau (10 punten);
Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of management assistent (50 punten);
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als secretaresse of management assistent binnen een provinciale overheid (40 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Provincie Utrecht

65 assignment posted

65 assignments posted

Apply

Domeinsecretaresse bij Provincie Utrecht

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Project categories

Eébel

Account

Contact