Ben jij een ervaren bestuurssecretaresse met uitstekende communicatieve vaardigheden? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor het GS-secretariaat van de provincie Utrecht zoeken wij een flexibele en proactieve secretaresse die het dagelijks bestuur van de provincie gaat ondersteunen. Ben jij klaar voor deze uitdaging? Reageer dan snel!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Het college van Gedeputeerde Staten vormt het dagelijks bestuur van de provincie. De GS-leden zijn ieder verantwoordelijk voor een eigen portefeuille. Elke gedeputeerde heeft zijn/haar eigen secretaresse. Samen vormen zij GS-secretariaat, een collegiaal team waarin collega’s voor elkaar klaar staan en indien nodig voor elkaar kunnen waarnemen. Ter ondersteuning van het GS secretariaat zoeken wij een ervaren secretaresse die flexibel ingezet wordt ter ondersteuning van een gedeputeerden
Het GS-secretariaat is onderdeel van het Team Office Support binnen Bedrijfsvoering.
Wat ga je doen
Jij bent er verantwoordelijk voor om de gedeputeerde uitstekend te ondersteunen op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde. Samen met hen én jouw overige collega’s binnen het GS-secretariaat geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die de gedeputeerden nodig hebben. Als er iets onverwachts gebeurt is dat voor jou geen probleem, want snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen. Je bent flexibel en kunt je nieuwe situaties snel eigen maken. Je bent initiatiefrijk, behulpzaam in de omgang en je staat stevig in je schoenen. Je durft beslissingen te nemen en haalt plezier uit uitdagingen maar kan ook goed omgaan met stressvolle situaties. Je haalt voldoening uit de ondersteuning van de gedeputeerde en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je kunt snel schakelen en hebt een flexibele instelling. Je beschikt over de benodigde sensitiviteit om de juiste afweging te maken als het gaat om het delen van informatie en stellen van prioriteiten. Samenwerking, betrouwbaarheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend. Organisatiebeschrijving Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.
Gevraagde expertises en competenties Secretariële ondersteuning: De kandidaat moet de gedeputeerde uitstekend kunnen ondersteunen op secretarieel gebied. Dit omvat complex agendabeheer, het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen, en zorgvuldige communicatie (telefonisch, per e-mail en overige correspondentie).
Samenwerking: De kandidaat moet nauw kunnen samenwerken met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde, evenals met andere collega’s binnen het GS-secretariaat.
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: De kandidaat moet flexibel zijn, snel kunnen schakelen en zich nieuwe situaties snel eigen kunnen maken. Dit is vooral belangrijk als er onverwachte gebeurtenissen plaatsvinden.
Besluitvaardigheid: De kandidaat moet zelfstandig beslissingen kunnen nemen en goed kunnen omgaan met stressvolle situaties.
Professionaliteit en sensitiviteit: De kandidaat fungeert als het visitekaartje van de gedeputeerde en moet daarom zorgvuldig kunnen communiceren. Daarnaast moet de kandidaat de benodigde sensitiviteit hebben om de juiste afweging te maken als het gaat om het delen van informatie en het stellen van prioriteiten.
Betrouwbaarheid en integriteit: Deze zijn voor de kandidaat vanzelfsprekend. De kandidaat moet betrouwbaar zijn en integer handelen in alle situaties.
Competenties:
Persoonlijke eigenschappen Dienstverlenend Resultaatgericht Flexibiliteit Teamspeler Proactief Vaardigheden Mondelingen en schriftelijke communicatie Prioriteiten kunnen stellen Snel kunnen schakelen Omgaan met hectische situaties Bestuurlijk sensitief Kennis Kennis van MS office applicaties Vereisten en criteria Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in secretariële richting. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office (Word, Excel, Teams & SharePoint). Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse. Aantoonbare werkervaring met iBabs. Aantoonbare werkervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie. 
