Interim Directiesecretaresse bij Gemeente Zoetermeer

Publish date

2024-11-30

Closing date

Closed

2024-12-07

Start date

2025-01-05

End date

2024-12-08

Function

Interim Directiesecretaresse

Location

Zuid-Holland

Working hours

Not given

Minimaal 28 uur per week

Hourly rate

Not given

Tot €2,- per uur

Education level

MBO

Not given

Ben jij de ervaren directiesecretaresse die de gemeente Zoetermeer komt versterken? Met jouw organisatorische talent en digitale vaardigheden draag je bij aan een optimaal functionerend gemeentebestuur. Reageer nu en maak deel uit van een team dat samenwerkt aan een betere stad!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Als directiesecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de directie en de ambtelijk opdrachtgevers. Je ontzorgt en voert administratieve werkzaamheden uit voor de individuele directieleden. Ook ondersteun je het managementteam, bijvoorbeeld met de organisatie van bijeenkomsten. Je werkt nauw samen met drie andere directiesecretaresses. Jullie stemmen onderling goed af; zo weten jullie niet alleen wat er bij alle directieleden speelt, maar kunnen jullie ook, waar nodig, zaken van elkaar overnemen. De afdeling is een slag aan het maken naar meer digitaal samenwerken. Jij draagt proactief je steentje bij aan deze ontwikkeling.

De werkzaamheden bestaan uit:

complex agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen
behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie
organiseren van bijeenkomsten voor het managementteam
signaleren en proactief communiceren over zaken waar de directie, de directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
bijdragen aan de verdere ontwikkeling van digitaal samenwerken (Microsoft 365)

Organisatiebeschrijving

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.

Organisatie Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Afdeling De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega's. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met drie andere collega's vorm je het Directiesecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen:

bestuurssecretariaat
bestuursadvies
bestuursondersteuning
kabinetszaken
public affairs

Onder leiding van een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Gevraagde expertises en competenties

Organiserend vermogen
Zorgvuldig
Goede communicatieve vaardigheden
Gevoel voor verhoudingen
Goede digitale vaardigheden

Vereisten en criteria

De kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten met een vast dienstverband bij de uitlenende partij.)
Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directie- of bestuurssecretaresse bij een gemeente (40 punten).
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuurssecretaresse bij een gemeente met meer dan 80.000 inwoners (30 punten).
Aantoonbare werkervaring met digitaal samenwerken in Microsoft 365 (20 punten).
Beschikbaar per 6 januari 2025 voor gemiddeld 28 uur per week (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Gemeente Zoetermeer

22 assignment posted

22 assignments posted

Apply

Interim Directiesecretaresse bij Gemeente Zoetermeer

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Project categories

Eébel

Account

Contact