Ben jij de kwartiermaker die Zwolle helpt om een Projectmanagement Office en een Bedrijfsbureau op te zetten? Met jouw ervaring in procesoptimalisatie en projectmanagement maak je het verschil! Reageer nu en draag bij aan de toekomst van deze bruisende stad. We kijken uit naar jouw reactie!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Voor deze opdracht zal er gezocht worden naar 1 kwartiermaker voor 2 verschillende opdrachten.
Kwartiermaker voor het opzetten van een Projectmanagement Office (PMO): 18 uurKwartiermaker voor het opzetten van een Bedrijfsbureau binnen de Afdeling Informatievoorziening: 18 uur. Kwartiermaker voor het opzetten van een Projectmanagement Office (PMO):
Doel van de opdracht: De kwartiermaker heeft als taak om een Projectmanagement Office (PMO) op te zetten binnen de afdeling Informatievoorziening, met als doel de projecten, programma’s en het projectportfolio effectiever te beheren en te ondersteunen. Dit moet leiden tot een hogere slagingskans van projecten door middel van gestandaardiseerde processen, betere resourceallocatie, financieel management en het bewaken van risico’s. Het PMO zorgt voor de juiste rapportagestructuur, inzicht in projectvoortgang, en draagt bij aan strategische besluitvorming door het management. Het PMO zal fungeren als de centrale hub voor het coördineren van alle projecten binnen IV, het waarborgen van tijdige en consistente rapportages, en het monitoren van de voortgang, budgetten en capaciteitsbeheer. Het opzetten van het PMO moet leiden tot meer overzicht en betere stuurinformatie voor het management. Het PMO heeft geen directe rol in projecten of programma’s zelf, alleen in het bewaren van het overzicht over het portfolio.
Kernverantwoordelijkheden:
Opzetten van processen voor overzicht van lopende projecten: Ontwikkelen en implementeren van een standaardproces voor het registreren, monitoren en bijwerken van de status van alle projecten. Invoeren van een centraal projectportfolio waarin alle lopende projecten worden geregistreerd, inclusief status, eigenaarschap, en belangrijkste deadlines. Definiëren van criteria voor prioritering en risicoanalyse van projecten. Voortgangs- en statusrapportages: Ontwerpen van een gestandaardiseerd format voor statusrapportages van projecten (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks). Vaststellen van KPI’s en andere meetbare indicatoren die inzicht geven in de voortgang van projecten. Zorgen voor een vaste cyclus van rapportages, zodat stakeholders regelmatig geïnformeerd worden over de status van projecten. Proces voor urenregistratie en rapportage: Ontwerpen en implementeren van het proces rondom het financiële framework van IV. Implementeren van een systeem waarmee medewerkers hun uren kunnen schrijven op specifieke projecten. Ontwikkelen van richtlijnen voor nauwkeurige en consistente urenregistratie per project en zorgen dat dit proces breed gedragen wordt binnen de organisatie. Opzetten van een rapportageproces waarin uren per project worden verzameld, geanalyseerd en gerapporteerd aan relevante stakeholders. Financiële status van projecten: Inrichten van processen om de financiële gezondheid van projecten in kaart te brengen, waaronder budgettering, uitgaven, en prognoses. Regelmatige financiële rapportages opstellen die inzicht geven in de voortgang van projecten ten opzichte van het budget. Samenwerken met de financiële afdeling om een systeem te implementeren waarmee de financiële status van projecten eenvoudig bijgehouden en geanalyseerd kan worden. Functiebeschrijving voor continuïteit: Opstellen van een functiebeschrijving voor de taken binnen het PMO. Samen met het sectiehoofd en team Regie zorgen dat de vacature vervuld wordt. Overdragen van kennis, processen en werkzaamheden aan de nieuwe PMO-er. Verwachtingen:
Samenwerking: De kwartiermaker zal nauw samenwerken met projectmanagers, de rest van Regie en (waar nodig) IV en de financieel adviseur om draagvlak te creëren en de nodige veranderingen Organisatiebeschrijving Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.
Organisatie In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen.
In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.
Gevraagde expertises en competenties Vaardigheden:
Communicatief vaardig Zelfstandig werkend maar wel de afdeling meenemend Overtuigend Doelgericht En vooral met enthousiasme en energie een opdracht willen oppakken Vereisten en criteria Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau; Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het opzetten van processen voor PMO en/of Financiën; Beschikbaar per maandag 6 januari 2025; Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaren als programmamanager / kwartiermaker in het IV domein; Selectiecriteria:
Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau op het gebied van informatica, informatiemanagement, bestuurskundige informatica of management in IT (10 punten); Aantoonbare kennis van projectmanagement processen (bijv. Prince2) (15 punten); Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaren als programmamanager / kwartiermaker in het IV domein (50 punten); Aantoonbare werkervaring met het opzetten van een bedrijfsbureau binnen een afdeling Informatievoorziening (25 punten); Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
