Managementassistent Gedeputeerde Staten bij Provincie Gelderland

Publish date

2024-04-23

Closing date

Closed

2024-05-19

Start date

2024-06-16

End date

2025-01-31

Function

Managementassistent Gedeputeerde Staten

Location

Provinciehuis te Arnhem, in ieder geval 2 dagen per week volgens vast schema op kantoor

Working hours

Not given

36 uur per week

Hourly rate

Not given

€65,- tot €80,- per uur

Education level

Not given

Ben jij stressbestendig, flexibel en goed georganiseerd? Heb je ervaring als managementassistent en affiniteit met een politieke omgeving? Dan is deze tijdelijke functie als managementassistent voor het college van Gedeputeerde Staten in Gelderland iets voor jou!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Het GS-secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuurlijk Zaken i.o. Het GS-secretariaat ondersteunt en ontzorgt de gedeputeerden bij het vervullen van al hun bestuurlijke taken. Het is een hecht team en we zoeken iemand die daar bij past.

Het werken voor de gedeputeerden gebeurt in duo’s. Je bent in eerste instantie managementassistent voor één ‘vaste’ gedeputeerde. Daarnaast ben je de eerste vervanger van de managementassistent van één van de andere gedeputeerden. Waar nodig vervang je ook de andere managementassistenten.

Je gaat te werk binnen een politieke context waar contacten met gemeenten, ministeries en allerlei andere organisaties veel voorkomen. Vaak moet hierin snel geschakeld worden om in te spelen op de politieke actualiteit. Daarnaast heb je veel contacten binnen de interne organisatie en weet je daar je weg in te vinden. Om efficiënt te kunnen werken en om elkaar onderling optimaal te kunnen vervangen, hanteer je allemaal een vergelijkbare werkwijze.

Je werkt gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft.

Verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden van een managementassistent Gedeputeerde Staten bestaan met name uit:

Agendabeheer en alles wat daarbij komt kijken.
Beheren van de mailbox en complementeren van vergaderstukken.
Archiveren van relevante mails, apps etc.
Ontvangen en begeleiden van bezoekers.

Het is belangrijk dat je goed bestand bent tegen hectiek en dus stressbestendig en flexibel bent. Jij zorgt voor overzicht en je hebt er plezier in om zaken uit te zoeken. Het organiseren van afspraken en vergaderingen en dit vloeiend laten verlopen is voor jou vanzelfsprekend. Je snapt de gevoeligheid van de politieke context en weet wanneer discreet handelen gewenst is. Je hebt een feilloos kompas voor integer handelen.

Organisatiebeschrijving

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

In verband met bevallingsverlof zoeken wij een tijdelijke vervanger voor één van de zes managementassistenten voor het college van Gedeputeerde Staten (GS-secretariaat).

Vereisten en criteria

Beschikbaarheid:Externe is inzetbaar vanaf 17 juni 2024 tot en met 31 januari 2025 voor gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 6 maanden.
De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
Overige eisen:U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.
NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting.
Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.
Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding.
Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het jaar waarin het diploma is behaald.
Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2014- heden) in de functie van managementassistent op directieniveau dan wel op bestuurlijk niveau.
Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Provincie Gelderland

9 assignment posted

9 assignments posted

Apply

Managementassistent Gedeputeerde Staten bij Provincie Gelderland

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Project categories

Eébel

Account

Contact