Situatie- en opdrachtbeschrijving Als managementondersteuner is geen dag hetzelfde.
Je ontzorgt je afdelingshoofden en teamleiders.
Dit betekent dat je hen secretariële en administratieve ondersteuning biedt (agendabeheer, notuleren, voorbereiden van overleggen, het organiseren van bijeenkomsten, etc.), managementinformatie opstelt en diverse praktische zaken regelt.
Maar je bent ook een vraagbaak voor andere medewerkers op de afdeling en zorgt dat nieuwe collega’s zich snel thuis voelen.
Tevens verzorg je enkele P&O-taken voor de afdeling, zoals de verzuimregistratie en de correspondentie met sollicitanten.
Zo ben je de spil op de afdeling en onmisbaar voor het management.
Organisatiebeschrijving De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.
De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.
Je gaat aan de slag voor de afdeling Bedrijfsvoering (BV) en Interne Dienstverlening (IDV). De afdelingen BV en IDV bestaan uit 6 teams:
Team Inkoop & Juridische Zaken; Team financiën; Team P &O; Team Communicatie & KCC; Team Informatievoorziening & Automatisering; Team Bode & Facilitair. Je overlegt en werkt samen met managementondersteuners van de andere afdelingen.
Gevraagde expertises en competenties De ideale kandidaat voor deze functie beschikt over de volgende eigenschappen:
pro-actief; flexibel; open en enthousiast karakter; teamplayer; dienstverlenende instelling / verbinder binnen en buiten de organisatie; goede beheersing van de Nederlandse taal; accuraat; weet met tact om te gaan met gevoelige informatie; digitaalvaardig, zodat je snel de weg weet te vinden in voor jou nieuwe applicaties; Vereisten en criteria Opdrachtnemer moet geregistreerd staan als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi), indien personeel ter beschikking wordt gesteld. 'Bring your own device' is van toepassing. De kandidaat moet zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement en een laptop c.q. iPad meenemen voor alle zakelijke contacten. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering bedrijven moeten de opdrachtwaarde van de opdracht dekken. Beschikbaarheid van 4x 6 uur (per dag) of 5x 5 uur op locatie. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als managementondersteuner bij een overheidsorganisatie. Aantoonbare werkervaring met het hele MS 365 pakket en agendabeheer in de afgelopen 3 jaar. Gunningscriteria (weging) Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding in de richting van secretarieel of administratie (25 punten). Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een gemeente (35 punten). Een maximaal uurtarief van € 70,- excl. BTW en inclusief reiskosten woon-werk verkeer en Fee Flextender (15 punten). Beschikbaar per 2 september 2024 voor 24 uur per week (15 punten). Een door de kandidaat zelf geschreven motivatiebrief toegeschreven op de functie (max 1 a4 op een aparte pagina) (10 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet.
