Ben jij de proactieve management ondersteuner die wij zoeken? De gemeente Raalte biedt jou de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan onze groeiende organisatie. Met jouw ervaring en vaardigheden maak je het verschil voor onze teamleiders. Reageer nu en groei met ons mee!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Door de uitbreiding van het aantal teamleiders binnen onze organisatie, zijn wij op zoek naar een extra management ondersteuner. Je ondersteunt verschillende teamleiders binnen verschillende afdelingen. Daarnaast kan het zijn dat je in overleg ingezet wordt op verschillende taken voor het breed ondersteunen van de domeinen en clusters.
Generiek takenpakket ondersteuning domeinmanager/teamleider
Het (proactief) beheren van de agenda en evt. de mailbox (incl. het versturen van e-mailberichten). Daarbij gelden de volgende ‘spelregels’: Er vindt agendaoverleg plaats (waarbij 4 weken vooruit wordt gekeken). Afspraken worden gepland vanuit de agenda van de domeinmanager/teamleider. Pro-actief agendabeheer: voldoende tijd tussen de afspraken (evt. om te reizen); is de vergaderlocatie vermeld. Het voorbereiden van vergaderstukken en deze klaarzetten op iBabs plaatsen. Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/vergaderingen en/of het reserveren van vergaderruimtes (in- en extern), bijv.: Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant). Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers. Het doorvoeren van mutaties in Youforce (ziek- en hersteldmeldingen, contract-wijzigingen). Het regelen van diverse zaken m.b.t. nieuwe medewerkers/uitdiensttreding, bijv.: Het invoeren van gegevens van nieuwe medewerkers in Youforce. Het regelen van o.a. telefoons/laptops/autorisaties/toegangspassen. Het bestellen van welkomstpakketten bij de vaste leverancier. Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie, wenskaart, bloemen). Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/opdracht-bevestigingen. Takenpakket ondersteuning clusterondersteuning
Het beheren van de secretariaatsmailbox en/of andere mailboxen (incl. het versturen van e-mailberichten). Het incidenteel redigeren van documenten. Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/vergaderingen voor clustermedewerkers en/of het reserveren van vergaderruimtes (in- en extern), bijv.: Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant). Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers. Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie, wenskaart, bloemen). Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/mailingen/opdrachtbevestigingen. Het incidenteel ondersteunen bij clustervraagstukken. Het zijn van een vraagbaak voor de domeinmedewerkers. Organisatiebeschrijving Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.
Organisatie We zijn de gemeente Raalte en mensen werken graag bij ons om wie we zijn. We zijn positief, we doen het samen en het liefst stropen we onze mouwen op. De drang om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren, kenmerkt ons. We zijn op zoek naar jou als jij een bijdrage wilt leveren aan onze samenleving. Want die staat niet stil. Onze inwoners dagen ons iedere dag uit om samen met hen het leven in de gemeente Raalte nog mooier te maken.
Je krijgt bij ons niet alleen werk dat ertoe doet, je krijgt bij ons ook de ruimte en het vertrouwen om het verschil te maken. De gemeente Raalte groeit. En dat geeft kansen. Groei jij mee?
Gevraagde expertises en competenties Accuraat Oplossingsgericht Pro-actief Behulpzaam Vereisten en criteria Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse, administratief ondersteuner of management assistent; Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent; Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week. Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten) Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent bij een gemeente (50 punten); Aantoonbare werkervaring met iBabs (geef duidelijk aan in het cv waar deze ervaring is opgedaan) (15 punten); Aantoonbare digitale vaardigheden met M365 (geef duidelijk aan in het cv waar deze ervaring is opgedaan) (20 punten); Aantoonbare werkervaring met Youforce (geef duidelijk aan in het cv waar deze ervaring is opgedaan) (15 punten); Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
