Ben jij de gestructureerde projectondersteuner die wij zoeken? Sluit je aan bij het team Inkoop 2027 van de gemeenten Woerden en Oudewater en speel een cruciale rol in het sociaal domein. Met jouw communicatieve vaardigheden en organisatorisch talent zorg je voor een soepel verloop van inkoopprojecten. Reageer nu!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Deze specifieke opdracht wordt uitgevoerd voor Inkoop & Monitoring Utrecht West (I&M UW). I&M UW voert namens de samenwerkende gemeenten De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Woerden en Stichtse Vecht de inkoop, monitoring en contractmanagement uit in het sociaal domein Wmo/jeugd. Wij voeren deze taak uit met 12 collega’s.
Projectondersteuner Inkoop 2027 - Onderdeel van het Projectteam Inkoop 2027
Als projectondersteuner ben jij een belangrijke schakel binnen het team en speel je een cruciale rol in het succes van de inkoopprojecten. Je maakt onderdeel uit van het projectteam Inkoop 2027 en wordt functioneel aangestuurd door de projectleider Inkoop 2027. Samen werken we aan het ontwikkeling en voortgang van de inkoopprojecten. Met jouw gestructureerde en proactieve aanpak draag je bij aan het soepel laten verlopen van de processen en help je het team om de doelen te bereiken.
Jouw taken:
Ondersteuning bij projecten: Je ondersteunt het team I&M UW in de ontwikkeling van inkoopbeleid en de voorbereidingen voor nieuwe inkooptrajecten.Beheer van de inkoopmailbox: Je zorgt ervoor dat binnenkomende e-mails correct worden doorgezet en afgehandeld, waardoor de communicatie altijd vlot en georganiseerd verloopt.Afspraken en vergaderingen plannen: Van één-op-één afspraken tot complexe meetings met meerdere partijen, jij weet alles efficiënt in te plannen.Communicatie verzorgen: Zowel intern als extern ben jij het aanspreekpunt voor communicatie rondom de inkoopprojecten. Jouw heldere en tijdige communicatie houdt iedereen op de hoogte.Organisatie van bijeenkomsten: Je plant, bereidt voor en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Denk hierbij aan het opstellen van de agenda, het regelen van ruimtes en catering.Verslaglegging: Tijdens overleggen zorg jij voor accurate verslaglegging, zodat belangrijke beslissingen en actiepunten niet verloren gaan.Termijnbewaking: Je houdt de deadlines van de projecten goed in de gaten en zorgt dat alles volgens planning verloopt.Algemene ondersteuning: Waar nodig bied je het team brede ondersteuning in verschillende organisatorische en administratieve taken. Je vindt het leuk om collega’s te ondersteunen, en dankzij jouw sterke communicatieve vaardigheden weet je altijd de juiste toon te treffen. Of het nu gaat om advies geven of samen tot een oplossing komen, je zorgt voor een prettige en heldere interactie. Een dynamische werkomgeving geeft je energie, en je ziet het als een mooie uitdaging om daar waar mogelijk structuur aan te brengen. Nieuwe vraagstukken schrikken je niet af; je pakt ze proactief aan en weet zelfstandig de weg naar oplossingen te vinden. Met jouw uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden zorg je ervoor dat afspraken zorgvuldig worden vastgelegd en verslagen altijd kloppen. Zo draag je bij aan een efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving.
Schets van de dagelijkse werkzaamheden
Een dag in deze functie is dynamisch en afwisselend, waarbij je voortdurend schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten. De functie vraagt een hoge mate van flexibiliteit en zelfstandig werken, wat betekent dat je goed om kunt gaan met de druk van deadlines en het werken in een complex inkoopproces.
Je begint de dag vaak met het voorbereiden van een "projectteam inkoop"-overleg. Hierbij stel je de agenda op, zorg je dat alle benodigde documenten klaarstaan en regel je eventuele ruimtes of virtuele vergaderplekken. Tijdens het overleg noteer je zorgvuldig de gemaakte afspraken en actiepunten, die je na afloop direct terugkoppelt aan het team. De verslaglegging en het bewaken van de acties zijn essentieel om het project in goede banen te leiden. Hierin ben jij de spin-in-het-web; je houdt overzicht en zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip raakt.
Gedurende de dag werk je nauw samen met de projectleider inkoop, maar je wordt ook door andere leden van het projectteam ingeschakeld om taken op te pakken. Dit kan variëren van het organiseren van een belangrijke externe meeting, tot het beheren van de inkoopmailbox en het doorzetten van inkom
Organisatiebeschrijving Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.
Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.
Meer informatie vind je op de volgende link: Werken voor Woerden en Oudewater
Gevraagde expertises en competenties Vermogen om structuur aan te brengen, diplomatiek, proactief, accuraat, samenwerken.
Vereisten en criteria Een afgeronde hbo opleiding BYOD (bring your own device): de kandidaat dient gebruik te maken van een eigen laptop en mobiel Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectcoördinator of projectassistent Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten):
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectondersteuner binnen een gemeente (30 punten) Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectondersteuner (40 punten) Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugd (30 punten) Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
