Ben jij een ervaren secretaresse met kennis van verstedelijking en ruimtelijke ordening? Dan hebben wij een uitdagende opdracht voor jou! Je gaat aan de slag binnen het programmateam Versnelling Woningbouw en ondersteunt het team op secretarieel gebied. Ben jij proactief, accuraat en stressbestendig? Reageer dan snel! #vacature #secretaresse #woningbouw
Situatie- en opdrachtbeschrijving Je gaat aan de slag binnen het programmateam Versnelling Woningbouw. Jij zorgt ervoor dat de teamleden zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met de programmamedewerker voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders geef jij je werkzaamheden vorm. Je bent hierin proactief en neemt het initiatief.
Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:
Het maken van complexe afspraken voor de teamleden en het zo nodig assisteren bij de agendaplanning van de regio-coördinatoren; Het maken van verslagen bij het PO Wonen en het publiceren van de agenda en stukken voor dat PO in Ibabs; Het bijhouden van afspraken en het bewaken van de voortgang van de actiepunten uit het werkoverleg van het programmateam en andere afstemmingsoverleggen binnen het programma; Het ondersteunen van de organisatie van (een deel van) de sessies en bijeenkomsten voor gemeenten en overige doelgroepen. Je werkzaamheden zijn aanvullend op die van de programmamedewerker. Deze heeft primair de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de financiële administratie en facturatie, ondersteuning van de programmamanager en ondersteuning van sessies en bijeenkomsten ten behoeve van het programma.
Organisatiebeschrijving Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.
Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.
Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze nieuwe organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een klein concernmanagementteam, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.
Domein en team
Vanuit het domein Landelijke Leefomgeving (LLO) dragen we bij aan een aantrekkelijk, vitaal landelijk gebied en een schoon en robuust bodem- en grondwatersysteem. Onze kerntaken zijn natuur (inclusief groene vergunningverlening), landbouw, water en bodem(-sanering).
Samen met onze partners binnen én buiten de organisatie werken we aan een sterke verbinding tussen de natuur, de mensen en maatschappij, een duurzame landbouw en een robuust Natuurnetwerk. We versterken de leefbaarheid van het landelijk gebied door uit te gaan van de kracht van een gebied, en lokale initiatieven te ondersteunen. We zorgen vanuit onze teams met waterschappen en drinkwaterbedrijven voor o.a. waterveiligheid, aanpak droogtebestrijding en drinkwatervoorziening. En we geven uitvoering aan programma’s zoals Klimaatadaptatie, Bodemdaling en Agenda Vitaal Platteland.
Deze functie valt binnen het team van projectmedewerkers. Het team PML werkt zoveel mogelijk volgens de principes van projectmatig creëren en draagt daarin bij aan soepele (bedrijfs-)processen en de verbinding van de projecten en programma’s en met hun interne en externe omgeving. Als projectondersteuner help je samen met de projectmedewerkers mee om projectleiders en programmamanagers in positie te komen en te blijven.
Context
De woningbouwopgave in de provincie Utrecht is groot. Het belangrijkste vraagstuk op het gebied van wonen in onze provincie blijft hoe we kunnen zorgen voor een voldoende woningaanbod dat aansluit op de vraag. Dit alles in een tijd waarin we te maken hebben met de gevolgen van netcongestie, de bouwkostenstijgingen, het stikstofbeleid en de beschikbaarheid van voldoende goed opgeleid personeel in de bouw en bij de overheid. Extra inspanningen zijn nodig.
Bouwen van woningen is primair een verantwoordelijkheid van de gemeenten. Gezien de omvang en complexiteit, vraagt de woningbouwopgave echter om een regionale aanpak en samenwerking tussen
Gevraagde expertises en competenties Innovatie: De organisatie benadrukt de noodzaak van innovatie als een continue factor. Dit omvat het vermogen om slagvaardig in te spelen op ontwikkelingen in de samenleving, of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultuur.
Samenwerking: Zowel interne samenwerking binnen de organisatie als externe samenwerking met partners, inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden is essentieel. Dit is vooral belangrijk bij het werken aan een sterke verbinding tussen natuur, mensen en maatschappij, en bij het ondersteunen van lokale initiatieven.
Projectmanagement: De functie valt binnen het team van projectmedewerkers, die volgens de principes van projectmatig creëren werken. De rol van projectondersteuner houdt in dat je helpt om projectleiders en programmamanagers in positie te komen en te blijven.
Duurzaamheid en Leefomgeving: Expertise op het gebied van duurzaamheid en leefomgeving is cruciaal, gezien de kerntaken van de organisatie, waaronder natuur, landbouw, water en bodem(-sanering). Dit omvat ook het werken aan programma’s zoals Klimaatadaptatie, Bodemdaling en Agenda Vitaal Platteland.
Woningbouw en Stedelijke Planning: Gezien de grote woningbouwopgave in de provincie Utrecht, is expertise op het gebied van woningbouw en stedelijke planning van groot belang. Dit omvat het vermogen om te werken aan een regionale aanpak en samenwerking tussen verschillende partijen, en om proactief te regisseren in lijn met de Nationale Woon- en Bouwagenda.
Vereisten en criteria Vereisten / knock-outcriteria
Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau; Aantoonbare werkervaring als secretaresse; Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in projectomgeving op het gebied van verstedelijking, ruimtelijke ordening; Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie; Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in secretariële richting (30 punten); Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (40 punten); Aantoonbare werkervaring MS-office en Ibabs (20 punten); Beschikbaar voor minimaal 20 uur per week en vast op maandag (10 punten). 
