Ben jij een organisatietalent en houd je van structuur? Als projectsecretaris/vervangend projectleider ben je verantwoordelijk voor het behouden van het overzicht en ondersteun je het projectteam. Lees verder voor meer informatie!
Situatie- en opdrachtbeschrijving De aanleg van de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) De aanleg van de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) betreft de realisatie van een nieuwe rondweg om de kernen Kerkdriel en Velddriel van de gemeente Maasdriel. Zie voor meer informatie over het project www.maasdriel.nl/zor
De projectvoorbereiding voor de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) De projectvoorbereiding voor de Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR) is vanaf 2022 opgestart. Binnenkort start de juridische procedure voor het bestemmingsplan, dat einde 2024 eindigt.
Verantwoordelijkheden Als projectsecretaris / vervangend projectleider zorg je binnen het projectteam ervoor dat het team en meer specifiek de projectleider “in control” blijft en het overzicht behoudt. Je bent verantwoordelijk voor:
Het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten Het bewaken van termijnen en besluiten binnen de projectinkoop Het ondersteunen van de projectteamleden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties Het archiveren van nota’s en besluiten Daarnaast initieer je een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Je zorgt ook voor het bijhouden van de benodigde project- en capaciteitsoverzichten en bent het eerste aanspreekpunt voor zaken rond de ondersteuning binnen je team. Je bent een belangrijke sparringpartner voor de projectleider en andere projectteamleden. Je biedt hulp in de vorm van mails en telefoontjes beantwoorden, als vraagbaak functioneren voor allerlei samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken professionals, notuleren bij vergaderingen en meer. De beheersbaarheid van en daarmee het overzicht over het totale pakket van taken en verantwoordelijkheden is een belangrijk aandachtspunt voor de projectsecretaris. Ook kan aan de projectsecretaris gevraagd worden om onderzoek te doen naar specifieke onderwerpen/problemen rondom het project. In voorkomende situaties treed je op als vervanger van de projectleider, als deze is verhinderd.
Wat verwachten wij van jou? De werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:
Ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en interne- / externe overleggen Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen Inhoudelijke ondersteuning van de projectleider en projectteamleden Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van stukken die intern of extern in behandeling zijn Organiseren van de projectadministratie en het bewaken van de kwaliteit en volledigheid hiervan Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en daarin een verbindende rol innemen Deze werkzaamheden zijn indicatief, maar niet uitputtend. De intentie is dat je je verbindt aan de opdracht tot tenminste tot vaststelling van het bestemmingsplan.
Gevraagde expertises en competenties Projectmanagement Het behouden van overzicht en controle binnen het projectteam, het bijhouden van project- en capaciteitsoverzichten, en het optreden als vervanger van de projectleider indien nodig.
Bestuurlijke voorbereiding Het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten, en het bewaken van termijnen en besluiten binnen de projectinkoop.
Communicatie Het ondersteunen van alle communicatie, het beantwoorden van e-mails en telefoontjes, en het functioneren als vraagbaak voor samenwerkingspartners en andere professionals die bij het project betrokken zijn.
Organisatie van overleggen Het opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en interne / externe overleggen, en het notuleren van deze overleggen.
Inhoudelijke ondersteuning Het ondersteunen van de projectleider en projectteamleden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties, en het archiveren van nota’s en besluiten.
Projectadministratie Het organiseren van de projectadministratie en het bewaken van de kwaliteit en volledigheid hiervan.
Verbindende rol Het fungeren als aanspreekpunt voor de projectorganisatie en lijnorganisatie, en het innemen van een verbindende rol hierin.
Vereisten en criteria Eisen Beschikbaarheid De initiële looptijd van de overeenkomst is 1 jaar. De kandidaat is inzetbaar vanaf donderdag 1 februari 2024 tot en met vrijdag 31 januari 2025. Voor gemiddeld 16 per week. De vaste werkdag vormt in principe de maandag, waarbij op de even weeknummers het fysieke teamoverleg plaatsvindt. Alleen gedeclareerde en door opdrachtgever geaccordeerde uren worden betaald. Na afloop van de initiële looptijd van de overeenkomst kan de opdrachtgever eenzijdig en met wederzijds goedkeuren besluiten de overeenkomst optioneel te verlengen met in eerste instantie 2 x 1 jaar en vervolgens nog eens 6 x 6 maanden. De totale looptijd van de overeenkomst is maximaal 6 jaar. In geval van maximale verlenging eindigt de overeenkomst van rechtswege uiterlijk per 31 januari 2030. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal worden opgeschoven. De vermelde startdatum is daarom een indicatie, hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
Overige eisen Op deze opdracht zijn de VNG model algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van toepassing. In de toelichting geeft de inschrijver aan akkoord te gaan met deze inkoopvoorwaarden.
VNG-model-algemene-inkoopvoorwaarden_20180306.pdf
In de toelichting dient de inschrijver aan te geven of de inschrijver inschrijft als ZZP'er of als detacheerder. Indien de inschrijver inschrijft als ZZP'er gaat de inschrijver akkoord met de Overeenkomst van Opdracht ZZP Maasdriel.
Overeenkomst van opdracht ZZP MSD.docx
In het andere geval gaat de inschrijver door het doen van een aanbieding akkoord met de Overeenkomst van opdracht (detachering) gemeente Maasdriel.
Overeenkomst van opdracht (detachering) gemeente Maasdriel .pdf
U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, worden enkel de eerste 5 pagina's van het ingediende CV beoordeeld. De overige A4's zullen in dat geval buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u, indien van toepassing, bij alle eisen de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen ZAL leiden tot uitsluiting. Toelichting eisen: De werkervaring zoals gevraagd in de eisen moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem de functie, bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van de functie, het aantal jaren werkervaring en bij welke opdr
