Ben jij de verbindende schakel die onze OndernemingsRaad naar een hoger niveau tilt? We zoeken een waarnemend ambtelijk secretaris die met organisatorisch talent en adviesvaardigheden de medezeggenschap in Zeeland versterkt. Wil jij impact maken en de toekomst van onze organisatie vormgeven? Lees snel verder!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Omdat jij een sleutelrol wil spelen in de organisatie van de lokale medezeggenschap van onze OndernemingsRaad (OR).
De OR is sterk door eenheid in verscheidenheid, weet wat er speelt in de organisatie, is betrokken met collega’s en de organisatie en gaat de dialoog aan met de WOR-bestuurder. Zo draagt de OR bij aan een toekomstbestendige organisatie, waar collega’s werken aan maatschappelijk resultaat voor Zeeland. De OR behartigt de collectieve belangen van alle medewerkers werkzaam binnen de Provincie Zeeland. De zittingsperiode van de OR is 3 jaar. In april 2024 begint een nieuwe periode met een nieuw samengestelde OR. We zijn tijdelijk op zoek naar een waarnemend ambtelijk secretaris.
Wat ga je doen
Je houdt van variatie en gaat aan de slag met wisselende taken; van operationele ondersteuning tot organisatorische taken en beleidsmatige vraagstukken. Wat je precies gaat doen als het organisatorische en ondersteunende brein voor de OR vertellen we je graag:
Je treedt op als facilitator Je biedt administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard. Je bereidt de overleg- en OR-vergaderingen inhoudelijk voor en organiseert en faciliteert de bijeenkomsten. Je notuleert tijdens de vergaderingen en na afloop zorg je voor vastlegging, verspreiding van verslagen en je bewaakt de afhandeling van de actiepunten. Het afhandelen van correspondentie, archivering in het Zaaksysteem en agendabeheer in iBabs is ook jouw verantwoordelijkheid. Je verzorgt het introductieprogramma voor de nieuwe leden en faciliteert in de overdracht naar de nieuwe OR-periode.
Je treedt op als adviseur Naast het optreden als facilitator geef je als waarnemend ambtelijk secretaris ook gevraagd en ongevraagd advies over procedures en prioritering van de te agenderen/behandelen onderwerpen. Je bent dus bij de pinken! Want jij signaleert en agendeert (proactief) gerelateerde ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en vertaalt deze naar de mogelijke gevolgen voor de OR en/of organisatie.
Welke stukken maak jij op? Met input van de OR-leden lever je een bijdrage aan het op te stellen van het OR-meerjarenplan inclusief het opleidingsplan. Je zorgt voor procesbegeleiding, ondersteuning en advisering bij de inhoudelijke meningsvorming bij de behandeling van onder meer advies- en instemmingsaanvragen. Ook stel je preadviezen op en redigeer je aangeleverde teksten. Je geeft advies en begeleiding bij het opzetten en uitvoering geven aan de communicatie met de medewerkers.
Hoe
Je werkt uiteraard intensief samen met de OR-leden. Daarnaast ben je als ambtelijk secretaris veelal ook de linking pin tussen de OR en (adviseurs van) de WOR-bestuurder.
Wie ben jij
Door jouw HBO werk- en denkniveau en met jouw aanvullende ervaring in een adviserende en ondersteunende functie en het schrijven van adviezen en beleidsnotities blink je uit;
Je kunt inschatten welke ondersteuning voor de leden van een orgaan als de OR belangrijk is en je kunt omgaan met uiteenlopende belangen; Onmisbaar is jouw interesse in maatschappelijke ontwikkelingen en arbeidssituaties. Verder ben jij iemand die initiatief neemt, een verbinder die de samenwerking wil bevorderen en beschikt over verandervermogen en een portie organisatietalent? Ben je daarnaast analytisch aangelegd en beschik je over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden? Dan gaan we graag met jou in gesprek.
Inhoudelijk opdrachtgeverschap is belegd bij de voorzitter van de OR (als vertegenwoordiger van het Dagelijks Bestuur).
Als ambtelijk secretaris ben je geen formeel OR-lid is. Bij deze rol hoort dat je je – net als de OR-leden – houdt aan de geheimhoudingsplicht (artikel 20, lid 2 WOR) en je geniet bescherming tegen benadeling (artikel 21 WOR). Daarnaast heb je recht op alle voorzieningen die de OR krijgt (artikel 17 WOR).
Wat bieden we: Het gaat om een tijdelijke opdracht voor 20 uur per week. Start uiterlijk per
Gevraagde expertises en competenties Goede redactionele en communicatieve vaardigheden; Sterk in plannen en organiseren (van zowel eigen werk als sturen op het werk van anderen); Accuraat, pragmatisch, proactief, zelfstandig, flexibel; In staat om taken binnen gestelde tijdslijnen af te ronden; Sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen; Interesse in politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Vereisten en criteria Aantoonbare werkervaring in de afgelopen jaren als ambtelijk secretaris en/of secretaris. Eigen laptop en mobiel zijn vereist voor deze opdracht. Beschikbaarheid uiterlijk per 1 oktober 2024 voor minimaal 20 uur per week. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als ambtelijk secretaris (50 punten). Aantoonbare werkervaring met het adviseren van bestuurders (50 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
