Ben jij een ervaren en enthousiaste bestuurssecretaresse die graag werkt in een dynamische omgeving? De gemeente De Bilt zoekt een tijdelijke kracht om het team te versterken. Lees snel verder en reageer voor deze uitdagende functie!
Situatie- en opdrachtbeschrijving I.v.m. met de druk op de afdeling zijn we op zoek naar een tijdelijk secretaresse.
Ben jij een positieve en enthousiaste persoonlijkheid? Heb jij al een aantal jaar ervaring als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders en directie gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team Bestuur- en Managementondersteuning, het Centraal Secretariaat en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college en directie. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.
Wat neem je mee?
Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit, ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden. Organisatiebeschrijving Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie .
Gevraagde expertises en competenties Je bent resultaatgericht en je hebt overtuigingskracht Je werkt graag samen Je neemt graag initiatief en bent oplossingsgericht Je bent omgevingsbewust: goed op de hoogte van (in- en externe) ontwikkelingen en van wat er leeft bij alle belanghebbenden Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9 tot 5 mentaliteit) Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf, de bestuurder/manager en de omgeving te managen Werken onder tijdsdruk vind je geen probleem Je kunt uitstekend plannen en organiseren Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke besluitvormingsprocessen Vereisten en criteria Vereisten: Kandidaat is beschikbaar per uiterlijk maandag 25 maart 2024 voor minimaal 32 uur per week voor minimaal 6 maanden; Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau op het gebied van directie- of managementondersteuning; Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Bestuurssecretaresse. Gunningscriteria (weging): Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie (30 punten); Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur (30 punten); Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (25 punten); Een maximum uurtarief van €75,- exclusief BTW, inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee (15 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
