Bestuurssecretaresse bij Gemeente Soest

Publicatiedatum

2025-04-26

Sluitingsdatum

Gesloten

2025-05-05

Startdatum

Einddatum

2025-05-25

Functie

Bestuurssecretaresse

Locatie

Utrecht

Uren per week

Niet opgegeven

Minimaal 32 uur per week

Uurtarief

Niet opgegeven

Opleidingsniveau

MBO+

Niet opgegeven

Ben jij de ervaren secretaresse die het college van Burgemeester en Wethouders in Soest tijdelijk kan ondersteunen? Met jouw organisatorische talent en communicatieve vaardigheden zorg je voor een soepel verloop van de werkzaamheden. Lees snel verder en ontdek hoe jij kunt bijdragen aan een toekomstbestendig Soest!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Opdracht

Samen met de drie andere collega’s verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken wij tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders.

Wat ga je doen?

Beheren van complexe agenda’s, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;
Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda’s;
Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder;
Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;
Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;
Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;
Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;
Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

Organisatiebeschrijving

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie. Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Gevraagde expertises en competenties

Competenties

Accuraat;
Representatief;
Stressbestendig;
Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Vereisten en criteria

De inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals benoemd in de uitvraag.
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W.
Aantoonbare afgeronde opleiding mbo niveau 4 in secretariële richting.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie (40 punten).
Aantoonbare werkervaring met Ibabs (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten).
Aantoonbare werkervaring met Office 365 (10 punten).
Aantoonbare werkervaring met Sharepoint (10 punten).
Beschikbaar per 26 mei 2025 voor minimaal 32 uur per week (20 punten).

Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de gemeente. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Gemeente Soest

17 opdracht geplaatst

17 opdrachten geplaatst

Reageren

Bestuurssecretaresse bij Gemeente Soest

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Categorieën

Eébel

Account

Contact