Bestuurssecretaresse / Office manager bij Gemeente Harlingen

Publicatiedatum

2024-11-30

Sluitingsdatum

Gesloten

2024-12-04

Startdatum

2024-12-15

Einddatum

2025-04-17

Functie

Bestuurssecretaresse / Office manager

Locatie

Harlingen

Uren per week

Niet opgegeven

Minimaal 24 uur per week

Uurtarief

Niet opgegeven

€65,- tot €80,- per uur

Opleidingsniveau

Niet opgegeven

Ben jij de ervaren bestuurssecretaresse / office manager die we zoeken voor de gemeente Harlingen? Met jouw organisatorische talent en communicatieve vaardigheden ondersteun je het bestuur en zorg je voor een efficiënte samenwerking. Lees snel verder en ontdek deze unieke kans!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Als bestuurssecretaresse / office manager ben je onderdeel van het team dienstverlening. Een team met verschillende disciplines o.a. Burgerzaken, DIV & communicatie.

Jouw werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse / office manager ben je, samen met nog 3 andere collega’s, onderdeel van het team bestuurssecretariaat. De afdeling is dienstverlenend en ondersteunend aan de wethouders, burgemeester en het management.

Verantwoordelijkheden

De werkzaamheden bestaan uit:

Secretariële agenda’s van de 9 teamleiders
Contactpersoon voor in- en externe relaties;
Agendaoverleggen;
Representatieve werkzaamheden;
Ondersteunen bij uitvoering Kabinetszaken;
Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (Djuma/iBabs);
Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (met name sociaal domein) en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines;
Meedenken in processen en projecten met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang;
Bewaken van werkprocessen en aanlevertijden.

Dit ben jij:

Je weet hoe je moet omgaan met verschillende karaktereigenschappen en hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Daarnaast ben je positief ingesteld en bent een teamspeler met een gezonde dosis humor!

Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing. Deze zijn separaat bijgevoegd. Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings)voorwaarden is uitgesloten.

Vereisten en criteria

Beschikbaarheid
- Gesprek op dinsdag 10 december bij geschiktheid.
- Kandidaat inzetbaar van 16 december 2024 tot en met 17 april 2024 voor 24 uur per week.
- Inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd.
- Startdatum onder voorbehoud van tijdige afronding van de Offerteprocedure.
- Startdatum kan worden opgeschoven; er kunnen geen rechten worden ontleend aan de vermelde startdatum.
Kwaliteit (eisen)
- CV van maximaal 5 pagina's A4 toevoegen, gebruik makend van het bijgevoegde template.
- Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur (toelichting verplicht).
- Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning (toelichting verplicht).
Gunningscriteria
- Sortering:
  - Gewicht van prijs: 40%
  - Gewicht van kwaliteit: 60%
- Uitleg gunningscriteria:
  - Op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt de top van kandidaten samengesteld.
  - Op basis van de gespreksresultaten wordt één kandidaat geselecteerd.
  - Bij geen geschikte kandidaat worden volgende CV's beoordeeld; zonodig te herhalen tot selectie is voltooid.
- EMVI berekening:
  - prijs score = 100 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) * ( 100 / ( hoogste prijs - laagste prijs ) ) )
  - kwaliteit score = behaalde kwaliteitspercentage
  - totaal score = ( prijs score * prijs weging ) + ( kwaliteit score * kwaliteit weging )
Gunningscriteria (wensen)
- 10%: Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning.
- 40%: Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur.
- 50%:
  - Beheersing van het MS Office pakket.
  - Kennis van het programma iBabs is een pré.
  - Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
  - Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  - Bij voorkeur beschikbaar op alle werkdagen in de week.
  - Goed kunnen samenwerken in teamverband met collega's en externe contacten.
  - Goed kunnen schakelen in de hectiek van de dag, prioriteiten stellen en grenzen bewaken.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Gemeente Harlingen

1 opdracht geplaatst

1 opdrachten geplaatst

Reageren

Bestuurssecretaresse / Office manager bij Gemeente Harlingen

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Categorieën

Eébel

Account

Contact