Documentalist bij Rijkswaterstaat

Publicatiedatum

2025-06-03

Sluitingsdatum

Gesloten

2025-10-04

Startdatum

Einddatum

Functie

Documentalist

Locatie

Utrecht/Rotterdam

Uren per week

Niet opgegeven

Minimaal 24 uur per week

Uurtarief

Niet opgegeven

Opleidingsniveau

MBO 4

Niet opgegeven

Rijkswaterstaat zoekt een ervaren Documentalist die het beheer van ons digitaal projectarchief naar een hoger niveau tilt. Heb jij de juiste expertise in document management systemen en ben je een pro in archivering? Lees verder en ontdek hoe jij ons team kunt versterken!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Opdrachtomschrijving:

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht:

Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
Goed beheerde en functionerende Sharepoint Online (SPO) omgeving
Het koppelen van VISI met SharePoint online t.b.v. samenwerking markt

Leiding en toezicht:

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding en toezicht van de opdrachtgever.

Vereisten en criteria

Eisen & wensen - graag uitschrijven in het CV!
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Meest essentiële competenties

Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
Nauwkeurigheid
Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
Pro-actieve instelling
Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen:

Minimaal hbo denk en werkniveau met een afgeronde mbo opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Ervaring met SharePoint Online koppelen met VISI

Wensen:

Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Rijkswaterstaat

1 opdracht geplaatst

1 opdrachten geplaatst

Reageren

Documentalist bij Rijkswaterstaat

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Categorieën

Eébel

Account

Contact