Kwartiermaker Bestuurssecretariaat bij Gemeente De Bilt

Publicatiedatum

2025-04-28

Sluitingsdatum

Gesloten

2025-05-04

Startdatum

2025-05-18

Einddatum

2025-12-31

Functie

Kwartiermaker Bestuurssecretariaat

Locatie

Utrecht

Uren per week

Niet opgegeven

Minimaal 32 uur per week

Uurtarief

Niet opgegeven

Opleidingsniveau

HBO

Niet opgegeven

Ben jij de ervaren kwartiermaker die het bestuurssecretariaat van de Gemeente De Bilt naar een hoger niveau kan tillen? Met jouw leiderschap en expertise zorg je voor een efficiënte dienstverlening en een toekomstbestendig team. Lees verder en ontdek hoe jij het verschil kunt maken!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Het team bestuurssecretariaat heeft de afgelopen periode diverse personeelswisselingen gehad. Het team is daardoor onderbezet geweest en heeft niet altijd de beoogde kwaliteit van dienstverlening kunnen leveren. Mede hierdoor staat het team nog niet. Daarnaast zijn processen nog niet eenduidig en efficiënt ingericht waardoor werkzaamheden soms veel tijd kosten. Als meewerkend kwartiermaker van het secretariaat van Gemeente De Bilt schaak je op 2 borden tegelijk. De eerste opdracht is om met het team de dagelijkse dienstverlening te laten doordraaien. Daarnaast leg je de basis voor een toekomstbestendig bestuurssecretariaat, zodat het team na je vertrek stabiel verder kan.

De opdracht van het team is ervoor te zorgen dat de agenda’s van onze burgemeester, wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Het ontzorgen en ondersteunen waar nodig. De teamleden hebben een grote mate van verantwoordelijkheid en werken hiervoor nauw samen met het eigen team en met vakinhoudelijke teams in de organisatie.

De dagen van het team zijn gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden heeft het team een grote rol in de bestuurs- en managementprocessen. Denk aan de juiste routing van vergaderstukken en besluiten.

De opdracht voor de kwartiermaker is te zorgen voor:

directe begeleiding en aansturing voor de secretaresses;
een plan om met ingang van 1 januari 2026 het secretariaat structureel goed te laten draaien;
het invullen van bestaande vacatures;
kwalitatieve ondersteuning voor de strategisch managers/ambtelijk opdrachtgevers;
werkprocessen (w.o. het MT proces) efficiënter en effectiever in te richten.

Organisatiebeschrijving

Organisatie

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Gevraagde expertises en competenties

Competenties

Natuurlijk leider
In staat een team uit te dagen om verder te groeien
Oog voor de wensen van het MT en B&W
Energie krijgen van een team in opbouw
Analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen

Vereisten en criteria

De inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals benoemd in de uitvraag.
Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met een bestuurssecretariaat van een gemeente.
Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende.
Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

Aantoonbare werkervaring als leidinggevende van een (bestuurs-)secretariaat (40 punten).
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het proces van College- en raadsbesluiten en -voorstellen, evenals voor Directiebesluiten (30 punten).
Aantoonbare werkervaring met Office365 (15 punten).
Aantoonbare ervaring met digitaal zaakgericht werken en Raadsinformatiesystemen (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Selectieprocedure en beoordeling

Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente De Bilt mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente De Bilt. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 8 mei 2025 van 10.00 uur tot 13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 7 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Gemeente De Bilt

8 opdracht geplaatst

8 opdrachten geplaatst

Reageren

Kwartiermaker Bestuurssecretariaat bij Gemeente De Bilt

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Categorieën

Eébel

Account

Contact