Ben jij de flexibele en ervaren medewerker bestuurssecretariaat die we zoeken? Bij de gemeente Krimpen aan den IJssel bieden we een uitdagende tijdelijke rol ter ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Sluit je aan bij ons team en draag bij aan een efficiënte organisatie! Reageer snel!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Als medewerker bestuurssecretariaat/ kabinetsmedewerker werk je samen met je collega’s aan secretariële en ondersteunende taken. Dit doe je voor het college van burgemeester en wethouders.
Je werkt in eerste instantie voor de burgemeester en kabinetszaken en daarnaast ben je ook inzetbaar voor de wethouders. Dit houdt dus in dat je flexibel inzetbaar bent bij meerdere bestuurders. Verder ben jij een teamspeler waar jouw collega’s op kunnen rekenen en draag je bij aan een efficiënt bestuurssecretariaat!
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Het beheren van complexe agenda’s, organiseren van in- en externe afspraken en deze voorbereiden; Je beheert documenten en de informatievoorziening binnen de organisatie (we werken met o.a. Notubiz, Djuma, TopDesk en Perfect View); Je draagt zorg voor het afhandelen van correspondentie; Je bent de contactpersoon van interne en externe contacten en fungeert als eerste aanspreekpunt; Je zorgt voor ontvangst en begeleiding van gasten; Kabinetszaken met o.a. aanvragen Koninklijke onderscheidingen, jubilea, organisatie veteranenbijeenkomst; Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikbaar bent op de vrijdagen (in ieder geval in de ochtend). De overige dagen en uren bespreken we in overleg.
Houd er rekening mee dat de functie tijdelijk voor 32 uur per week is in verband met ziekte binnen het team. De duur ervan is niet bekend. Hierna zal de functie teruggezet worden naar 16-24 uur per week.
Organisatiebeschrijving Let op:
Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden.
Organisatie Krimpen aan den IJssel is een ondernemende gemeente die graag vooruit denkt en doet. Met zo'n 180 medewerkers zorgen we voor een gemeente waar het fijn wonen, werken en leven is. Onze organisatie is continu in beweging. We zoeken naar nieuwe manieren van (samen)werken, gaan uit van zelforganisatie en zijn steeds meer gericht op resultaat in plaats van tijd. De organisatie is verdeeld in 25 thuisteams die gevormd zijn rondom inhoudelijke thema’s. We zoeken naar nieuwe manieren van (samen)werken, gaan uit van zelforganisatie en zijn steeds meer gericht op resultaat in plaats van tijd.
Gevraagde expertises en competenties Organiserend vermogen Zorgvuldig Goede communicatieve vaardigheden Gevoel voor verhoudingen Goede digitale vaardigheden Vereisten en criteria Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Kabinetszaken in de afgelopen 5 jaar. Vermeld duidelijk in het cv waar deze ervaring is opgedaan. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van managementassistent of directiesecretaresse. Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie. De kandidaat dient zich voor te stellen in een korte (persoonlijke) motivatie en uitleg te geven waarom deze geschikt is voor de opdracht. De motivatie moet door de kandidaat zelf geschreven zijn. Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week. Beschikbaar om fysiek op locatie aanwezig te zijn gedurende de opdracht, in ieder geval op vrijdag. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop of iPad. Gunningscriteria Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directie- of bestuur secretaresse bij een gemeente (40 punten). Aantoonbare werkervaring met Ms Office (inclusief Teams en Outlook) (20 punten). Aantoonbare werkervaring met Notubiz (vermeld dit duidelijk in het cv) (10 punten). Aantoonbare werkervaring met Djuma (vermeld dit duidelijk in het cv) (10 punten). Aantoonbare werkervaring met TopDesk (vermeld dit duidelijk in het cv) (10 punten). Aantoonbare werkervaring met Perfect View (vermeld dit duidelijk in het cv) (10 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.
