Ben jij een ervaren projectleider met expertise in informatie- en procesmanagement? Gemeente Utrecht zoekt een professional om processen te optimaliseren en areaalgegevens actueel te houden. Een uitdagende rol in een dynamische omgeving. Reageer nu!
Situatie- en opdrachtbeschrijving Wie denkt aan Utrecht, denkt aan de binnenstad met de middeleeuwse grachten en werven.
De grootste opgave waar Utrecht de komende jaren voor staat, is de combinatie van herstel en behoud met de transformatie naar een toekomstbestendige openbare ruimte.
Om onze openbare ruimte goed te kunnen beheren is het van belang dat we de status van ons areaal goed in beeld in hebben.
We moeten weten wat ons areaal is, wat de leeftijd is van onze assets en in welke conditie het areaal is om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om onze eigendommen te onderhouden en onze openbare ruimte ontwikkelend te kunnen beheren.
Deze gegevens worden ingewonnen door middel van inspecties of komen voort uit projecten die in de Utrechtse openbare ruimte worden uitgevoerd.
Ontwikkelend beheer betekent dat we bij groot onderhoud en vervanging kansen benutten om andere ambities en opgaven (zoals energietransitie, klimaatadaptatie en vergroening) mee te nemen en daarmee de ambitie van een gezond en prettig stedelijk leven voor iedereen helpen te verwezenlijken. Actuele, betrouwbare en complete informatie over het areaal is een basisvoorwaarde daarvoor.
Vanuit het Programma Ontwikkelend Beheer binnen de afdeling Beheer Openbare Ruimte zijn we op zoek naar een projectleider voor het opstellen/optimaliseren van werkprocessen en procesafspraken met als doel het actueel, betrouwbaar en compleet (ABC) krijgen en houden van areaalgegevens en de sturing daarop.
Doel is meer grip krijgen op de omvang en status van het areaal.
Er zijn verschillende assets waarvoor op dit moment informatie ontbreekt of niet actueel en betrouwbaar is.
Als projectleider werk je samen met in- en externe stakeholders organisatorische processen, rollen en taken uit voor de uitwisseling, vastlegging en controle van gegevens over onze assets.
Dit moet ervoor zorgen dat het areaal ook structureel in beeld blijft en informatieverlies wordt voorkomen.
Het vastleggen van gegevens is immers geen eenmalige actie, het areaal verandert continu.
Ons nieuwe assetinformatiesysteem (AIS) biedt de technische en functionele structuur waarin areaalgegevens vastgelegd worden.
De rol valt hiërarchisch onder de afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR) binnen Stadsbedrijven.
Hier werken ruim 180 medewerkers in vaste dienst en dit is groeiende.
Het project waarvoor je aan de lat staat is onderdeel van het Programma Ontwikkelend Beheer, je rapporteert dus aan de programmamanager.
Ketenpartners zijn de afdelingen Stadsingenieurs (SI) en Wijkonderhoud & Service (W&S) binnen Stadsbedrijven, de organisatieonderdelen Ontwikkelorganisatie Ruimte en Informatie- en Procesmanagement (IPM) waaronder DomstadIT, en externe partijen zoals aannemers.
Je werkzaamheden zijn:
Verkrijgen van gedeeld beeld van wat BOR en haar ketenpartners verstaan onder ‘areaal actueel, betrouwbaar en compleet in beeld’ en bepalen van de Utrechtse variant van de minimale dataset (wat is minimaal aan gegevens gewenst?); Valideren in hoeverre de gewenste informatie nu in het beheerssysteem in beeld is en wat oorzaken zijn van eventuele achterstanden (in de zomer van 2023 is al een eerste nulmeting uitgevoerd door de assetgroepen); < Vereisten en criteria Vereisten: Een afgeronde HBO- of WO-opleiding; Minimaal 6 jaar recente werkervaring als adviseur/projectleider in (verander)vraagstukken ten aanzien van informatie- en procesmanagement; Minimaal 1 jaar recente werkervaring op het gebied van assetmanagement in het fysieke domein; Ervaring in de publieke sector, bij voorkeur met een gemeentelijke omgeving; Je werkt projectmatig, bent analytisch en kunt goed organiseren; Je beschikt over organisatiesensitiviteit, hebt ervaring met stakeholdermanagement en je weet mensen mee te nemen in een verandering; Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; Jij bent instaat om behoeften en uitdagingen concreet te maken in procesafspraken en processen; Jouw focus ligt continu op samenwerken, afstemmen en coördineren. Goed om te weten: Gesprekken zijn gepland op 29 maart ('s ochtends), 2 en 3 april ('s middags); De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek; Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden; Hybride werken behoort tot de mogelijkheden; De voorkeur gaat uit naar minimaal 1 werkdag aanwezigheid op kantoor (Stadskantoor of Tractieweg); Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald; Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit; Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden; Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen; Een deta-vast constructie kan, indien dit gewenst is door de Gemeente Utrecht, aanbieder en kandidaat, tot de mogelijkheden behoren; Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd; De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. 
