Projectondersteuner bij Rijkswaterstaat

Publicatiedatum

2025-05-05

Sluitingsdatum

Gesloten

2025-12-03

Startdatum

Einddatum

Functie

Projectondersteuner

Locatie

Rotterdam

Uren per week

Niet opgegeven

Minimaal 32 uur per week

Uurtarief

Niet opgegeven

Opleidingsniveau

HBO

Niet opgegeven

Ben jij de proactieve projectondersteuner die we zoeken voor Rijkswaterstaat? Met jouw ervaring in grote infrastructurele projecten en uitstekende communicatieve vaardigheden, zorg jij voor een soepel draaiend projectsecretariaat. Lees snel verder en ontdek hoe jij kunt bijdragen aan een veilig en bereikbaar Nederland!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Opdrachtomschrijving:

Het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda van het organisatieonderdeel Verkenning en Planuitwerkingen binnen RWS West-Nederland Zuid, zoekt een projectsecretaris. Het project A20 Nieuwerkerk Gouda is een project in de fase Planuitwerking + Contractvoorbereiding. Het projectteam van Rijkswaterstaat vervult de rol van opdrachtgever en dat vereist veel kennis, kunde, ervaring, maar ook creativiteit en een continue balans tussen effectiviteit en efficiëntie. In ons projectteam werken ca. 65 collega’s in verschillende rollen. Als projectsecretaris lever je een belangrijke, zichtbare, bijdrage voor het effectief en efficiënt draaien van het projectsecretariaat en daarmee van de gehele projectorganisatie. Wij zijn opzoek naar een proactieve, nauwkeurige projectondersteuner die beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Vanwege de aard van de werkzaamheden kun je meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. Vanuit je ruime ervaring ben je in staat de context en werkzaamheden snel tot je te nemen. Daarnaast zorgt je dat het projectmanagementteam soepel kan draaien door snel en effectief informatie te verwerken en waar nodig te ondersteunen in het proces. Bij deze opdracht ben je onderdeel van het cluster Projectbeheersing en leg je verantwoording af aan de Manager Projectbeheersing. Voor een groot deel van het werk schakel je direct met de Projectmanager.

Opdrachtomschrijving:

Nauwkeurig bijhouden van actielijsten en notuleren van diverse overleggen
Inplannen van complexe afspraken met RWS-, interne en externe stakeholders.
Voorbereiden en organiseren project brede (sociale) bijeenkomsten
Managen van documenten en informatiestromen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en mails binnen het project
Coördineren operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat, de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie (Meetingselect, receptie-aanmeldingen)
Het bijhouden van project-specifieke documenten/lijsten als organogram, distributielijsten
Contacten onderhouden met interne en externe medewerkers en proactief reageren op vragen; zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen
Ondersteunen bij het voorbereiden van o.a. de wekelijkse (deel) projectteamvergaderingen: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines
Het gebruik van DocGen voor officiële sjablonen en brieven
Ondersteunen bij het voorbereiden van stukken en presentaties voor bijv. de Stuurgroep
Stukken aanbieden ter archivering en dossierbeheer
Het beheren van rechten in diverse systemen
Het beheren van project-specifieke passen en eigendommen. (toegang gebouw, parkeerpassen, kastruimte project + sleutels)

Leiding en toezicht:

Ja.

Vereisten en criteria

Eisen & wensen - graag uitschrijven in het CV!
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.
Bij voldoende aanmeldingen kunnen wij deze vacature eerder sluiten!
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Meest essentiële competenties:
- Je bent nauwkeurig, proactief/energiek en oplossingsgericht
- Je bent zelfstandig en communicatief
- Je bent flexibel en kunt snel schakelen
- Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen
- Je bent samenwerkingsgericht
Eisen:
1. De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal hbo niveau
2. De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van projectondersteuning/projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie
3. De aangeboden kandidaat is 2 dag per week (op dinsdagen en donderdagen) beschikbaar om op locatie te werken (Rotterdam). In overleg worden de andere uren verdeeld over twee dagen (evt. werkzaam vanuit huis)
4. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office pakketten
Wensen:
1. Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek)
2. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken in projecten bij Rijkswaterstaat
3. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het CONNECT of andere SharePoint omgeving.
4. De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten/vergaderingen
Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Rijkswaterstaat

1 opdracht geplaatst

1 opdrachten geplaatst

Reageren

Projectondersteuner bij Rijkswaterstaat

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Categorieën

Eébel

Account

Contact