Opdrachtomschrijving:
In de dynamische rol van projectondersteuner werk je aan de uitdagende projecten van Rijkswaterstaat, waarbij je op een proactieve wijze ondersteunt, ontzorgt en adviseert en bijdraagt aan het realiseren van verbeteringen. Dankzij jou zijn de projectteams in staat om de projecten gestructureerd in goede banen te leiden. Je levert jouw bijdrage binnen het team projectbeheersing, onder de verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing.
Over de Opdracht:
Binnen Rijkswaterstaat werken we in multidisciplinaire teams; voor elke opdracht die we uitvoeren werken we met een Integraal Projectmanagementteam (IPM-team). De vijf disciplines binnen zo’n team zijn Projectmanagement, Projectbeheersing, Omgevingsmanagement, Technisch Management en Contractmanagement. De discipline Projectbeheersing is verantwoordelijk voor de integrale beheersing binnen de projecten. De focus ligt op de aspecten scope, tijd, geld, kansen en risico’s, planning, informatie, kwaliteit en documentatie in alle verschillende projectfases.
Resultaat opdracht:
- Juiste en volledige verslagen van OG/ON overleggen
- Juiste en volledige verslagen IPM overleggen
- Diverse actuele overzichten
- Mailboxen en agenda’s actueel
- Juiste en complete archieven
- Planvorming actueel en ontsloten voor gebruikers
De werkzaamheden voor het projectteam bestaan uit:
Voorbereiden, bijwonen en afhandelen van het Integraal Project Management overleggen (IPM) en andere structurele overleggen.
Als Projectondersteuner heb je de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de integrale projectmanagement overleggen (IPM), werkoverleggen, overleggen met de markt, en andere overleggen. Er wordt ingezet op vooraf goed voorbereiden en afgestemde vergaderstukken (incl. agenda) zodat besluiten efficiënt genomen kunnen worden. Hierbij hoort ook de vastlegging van deze besluiten door middel van notulen en het bijhouden van een actie- en besluitenlijst in een documentmanagementsysteem (Connect en G-schijf). Zichtbare aanwezigheid binnen de projectorganisatie is voor een goede afstemming en beheersing van raakvlakken van belang. Tot het takenpakket hoort ook het organiseren van werksessies en teambijeenkomsten, het bijhouden van verschillende functionele mailboxen, overzichten (v.b. van oefeningen), dashboard, zonebord en presentaties. Het inrichten, opbouwen en kritisch bijhouden van de archieven (Connect, G schijf), controle uitvoeren op volledigheid en adviseren de medewerkers op het gebied van documentmanagement is ook van groot belang. Je bent de sparringpartner als het over informatie-/documentmanagement gaat. Tenslotte behoren het plannen en boeken van(online) evenementen, reserveren van vergaderlocaties, lunches, etc. bij de werkzaamheden.
Naast deze werkzaamheden voor het projectteam, bestaan de andere helft van de werkzaamheden aan werken voor het bureau IMWS.
De werkzaamheden voor het bureau IMWS bestaan uit:
- Het op orde houden van de plannen die op ons Intranet gepubliceerd staan.
- Het communiceren over deze plannen richting de IM-rolhouders.
- Het bijhouden van de actuele documenten rondom oefeningen, registratie en rapportage van meldingen van incidenten en onze inzet daarbij.
- Overzicht houden van betrokken IM-rolhouders intern bij RWS
- Overzicht houden van onze relaties met crisispartners, en overige betrokkenen
- Beheren mappenstructuur bIMWS en het opzetten en beheren van de bijbehorende Connect-site.
- Beheren functionele mailboxen
- Voorbereiden wekelijkse teamdag a.d.h.v. zonebord
- Voorbereiden en verslaglegging van diverse RWS-interne overleggen, zoals de Kennistafel
Leiding en toezicht:
Ja.
