Ben jij een ervaren projectondersteuner met affiniteit voor de overheid? Dan is deze opdracht iets voor jou! Je ondersteunt twee teams binnen de arbeidsmarktregio Zuid-Holland Centraal en zorgt voor een soepele samenwerking. Reageer nu!
Situatie- en opdrachtbeschrijving De projectondersteuner van het RMT en het LWL pakt allerlei verschillende ondersteunende, (administratieve) taken op. Beide teams zijn in ontwikkeling en werken ernaartoe om met elkaar samen te werken en processen goed op elkaar aan te laten sluiten.
Een greep uit de werkzaamheden:
Beheren van de 2 algemene mailboxen. Hier komen (klant-)vragen binnen. Vraagverheldering, informatieverstrekking, bewaken klantregistratie; verdelen klanten onder de adviseurs; Bijhouden van de actie- en afsprakenlijst in de teamoverleggen; Zorgdragen voor de inkoopadministratie, zoals het controleren, archiveren en registeren van facturen en de maandelijkse afsluiting richting de kassier; Bijhouden van de (klant)rapportage, voor het LWL in een CRM-systeem, voor het RMT middels een Excellijst; Inkoopadministratie; Verantwoording data aan het Ministerie; Evaluaties op kwantitatief en kwalitatief niveau bijhouden en visueel maken (PP, Exell etc.); Ondersteunen bij de organisatie van het Werkcafé, workshops, banenmarkten en andere evenementen; Inplannen van afspraken, reserveren van vergaderruimtes bij diverse organisaties (intern/extern), roosters maken voor bijv. spreekuren en vakantie/verlof; Je voert periodiek een mailing uit voor oa Klanttevredenheidsonderzoek; Alle andere voorliggende taken. Het is belangrijk dat je ‘op meerdere borden’ kunt schaken. Daarnaast heb je;
Ervaring in een soortgelijke functie, het liefst binnen een organisatie van het onderwijs, gemeente of overheid; Je legt gemakkelijk contact met collega’s, organisaties en klanten; Je kunt makkelijk overweg met MS Teams en Office (met name Excel); Je bent flexibel en kan ad hoc werkzaamheden oppakken; Proactief en zelfstandig; Organisatiebeschrijving Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief.
Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen.
Dat is de misse waar wij voor gaan!
Afdeling
Vanuit de arbeidsmarktregio Zuid-Holland Centraal (ZHC) zijn we op zoek naar een ondersteuner voor het Regionaal Mobiliteitsteam (RMT) en het Leerwerkloket (LWL) die snel schakelt tussen strategie en operatie. Het Leerwerkloket (LWL) en het Regionaal Mobiliteitsteam (RMT) zijn twee verschillende teams die vallen onder de arbeidsmarktregio Zuid Holland Centraal. In deze teams zijn circa 15 medewerker werkzaam. Een arbeidsmarktregio is een afgebakend gebied waarbinnen dienstverlening wordt verleend door UWV, gemeenten en vakbonden aan werkzoekenden en werkgevers. De arbeidsmarktregio Zuid-Holland Centraal bestaat uit de gemeentes Zoetermeer, Lansingerland, Pijnacker-Nootdorp, Leidschendam-Voorburg, Wassenaar en Voorschoten.
Het Leerwerkloket (LWL)
Iedereen met vragen over o.a. (om)scholing, bijscholing en leren & werken kan bij het Leerwerkloket terecht. Het is een onafhankelijk adviespunt waarin collega’s van het UWV, onderwijs en gemeenten als één team samenwerken om mensen met een scholings- of andere loopbaanvraag op weg te helpen. De adviseurs van het Leerwerkloket voeren o.a. loopbaan-, scholing- en arbeidsmarktadviesgesprekken. Zij nemen competentietesten af, helpen bij het maken van een cv en het voorbereiden van sollicitatiegesprekken, geven groepsvoorlichting en bouwen mee aan totstandkoming van regionale leerwerktrajecten met ondernemers.
Het Regionaal Mobiliteitsteam (RMT)
Het RMT helpt (dreigend) werklozen aan passend, duurzaam werk. In dit team werken bevlogen professionals vanuit verschillende organisaties (gemeente/vakbond/UWV) met elkaar samen om mensen op een efficiënte en effectieve wijze naar (ander) werk te begeleiden, eventueel via (om)scholing.Het RMT is in de regio Zuid Holland Centraal gestart in juli 2021. We zijn dus een relatief ‘jong’ team dat nog volop aan het ontdekken, leren en groeien is. Dat betekent dat er ruimte is voor eigen initiatief en nieuwe ideeën en ook dat nog niet alles strak omlijnd en uitgedacht is. Hoewel er al een hoop is gedaan en neergezet, is het ook nog pionieren.
Gevraagde expertises en competenties Administratieve vaardigheden:
Het beheren van mailboxen Het bijhouden van actie- en afsprakenlijsten Het zorgen voor de inkoopadministratie Het bijhouden van klantregistratie en rapportage Communicatievaardigheden:
Effectief communiceren met klanten en adviseurs Klantvragen verhelderen en informatie verstrekken Analytische vaardigheden:
Data verantwoorden aan het Ministerie Evaluaties op kwantitatief en kwalitatief niveau bijhouden en visueel maken Samenwerking:
Samenwerken met verschillende teams en organisaties Processen goed op elkaar laten aansluiten Initiatief en flexibiliteit:
Initiatief nemen en nieuwe ideeën aandragen Flexibel zijn in een omgeving die nog niet volledig is uitgedacht Vereisten en criteria De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.). Minimaal een afgeronde mbo 4 opleiding. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner binnen een overheidsinstelling. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner binnen een overheidsorganisatie met diverse interne en externe stakeholders (duidelijk weergegeven in het cv d.m.v. minimaal 2 referentieprojecten). Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het werken binnen een sociaal samenwerking(sverband) waar verschillende typen organisaties onderdeel van zijn, geef hiervan een voorbeeld of duidelijke toelichting. Aantoonbare kennis van het beleidsterrein sociaal domein en/of arbeidsmarktbeleid en/of re-integratie, benoem duidelijk waar dit is opgedaan. 
