Situatie- en opdrachtbeschrijving Projecten in de Gemeente Westland zijn dynamisch en uitdagend. Dit vraagt om projectondersteuners die gedegen en betrouwbare ondersteuning bieden aan de projectmanager of projectleider. Op tijd leveren, servicegericht en flexibel, meedenken en resultaatgericht support geven, dat zijn de uitdagingen waar projectondersteuners voor staan. Zij dragen bij aan het behalen van projectsuccessen. Hiervoor zijn samenwerken, pro-activiteit en doorzettingsvermogen kernwoorden.
Je ondersteunt bij het schrijven van projectplannen en rapportages. Ook houd je de voortgang en uitvoering van de projecten in de gaten. Je weet precies in welke fase de projecten zitten en wat er allemaal nog geregeld moet worden. Daarmee heb je een signalerende functie als het gaat om wijzigingen in de planning, financiën en externe factoren (andere projecten, bestuurlijk raakvlak etc.). En ben je op de hoogte van het krachtenveld bij ruimtelijke projecten in de verkennings-, studie- en realisatiefase van projecten. Je bent de rechterhand van de projectmanager en collega's met vragen over de projectadministratie kunnen bij jou terecht. Jij bent de spin in het web.
Werkzaamheden:
Verzorgen van een up-to-date projectplanning (in MS-Project) Verzorgen van de project urenregistratie in TIM (Time Information Management). Verzorgen van een up-to-date registratie van de projectmanagement informatie in Promiis (Project Management Integraal Informatie Systeem). Verzorgen van een up-to-date risico analyse Verzorgen van een up-to-date overzicht van de benodigde vergunningen (signaleren, initiëren, aanvragen). Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten Verzorgen van de financiële administratie van het project Verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten (en bewaken van uitgezette acties). Actieve signalering en proactief handelen (knelpunten in de uitvoering en aandragen van oplossingen) Verzorgen van de communicatie en inhoudelijke correspondentie van het project Bijdrage leveren aan het opstellen van B&W stukken en raadsvoorstellen. Verzorgen van projectarchivering via Corsa (applicatie voor zaakgericht werken). Organisatiebeschrijving Bouw mee met gemeente Westland. Gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait! Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is.
We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.Cluster RuimteDe collega’s die werkzaam zijn binnen dit cluster houden zich bezig met het ontwikkelen, initiëren en invulling geven aan ruimtelijke ontwikkelingen. Zij zorgen voor het tot stand brengen én op peil houden van een kwalitatief hoogwaardige leefomgeving: dit is inclusief beheer, onderhoud, toezicht, handhaving en omgevingsmanagement. Deze veelzijdige werkzaamheden zijn verdeeld over 8 teams.
Gevraagde expertises en competenties Projectmanagement: De rol vereist het beheer van projectplanning, urenregistratie, risicoanalyse, vergunningen en financiële administratie. Het vermogen om proactief te handelen en knelpunten in de uitvoering te signaleren is cruciaal.
Communicatie: Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, evenals het verzorgen van de inhoudelijke correspondentie van het project, zijn belangrijke aspecten van de rol. Dit omvat ook het bijdragen aan het opstellen van B&W-stukken en raadsvoorstellen.
Administratie: Het bijhouden van verschillende registratiesystemen zoals TIM, Promiis en Corsa is een belangrijk onderdeel van de functie. Dit omvat ook het bijhouden van een up-to-date projectarchief.
Ruimtelijke Ontwikkeling: Kennis van ruimtelijke projecten in de verkennings-, studie- en realisatiefase is belangrijk, evenals het begrijpen van het krachtenveld bij dergelijke projecten.
Competenties:
Je bent betrokken en nauwkeurig Je bent goed in overzicht houden en je bent stressbestendig Je hebt een flexibele opstelling ten aanzien van prioriteiten Je kunt zowel zelfstandig als in een team goed uit de voeten Je vindt het leuk om te ontwikkelen, een functie (verder) vorm te geven Je kunt meebewegen en tegengas geven, beschikt zowel over geduld als slagkracht en doorzettingsvermogen. Vereisten en criteria Uurtarief maximaal € 74,95, excl. Btw en inclusief Flextender fee en reiskosten woon- en werkverkeer. Een afgeronde opleiding op minimaal WO-niveau. Aanbieder kan gedurende de periode van 2 jaar inhoudelijke begeleiding van de trainee garanderen. Beschikbaar per 11 december 2023 voor 36 uur per week. Aantoonbare werkervaring en/of stage-ervaring in de afgelopen 3 jaar met het opstellen van analyses en/of rapportages. Aantoonbare werkervaring en/of stage-ervaring in de afgelopen 3 jaar met het ruimtelijk domein en (lokaal) bestuur. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden na het einde van de overeenkomst. Aantoonbare kennis van Corsa, Key2Finance , Microsoft applicaties inclusief MS Project, GIS & SPSS. 
