Ben jij een ervaren recordmanager met kennis van archief- en informatiebeheer? De Omgevingsdienst Noord-Holland Noord zoekt een analytische professional om hun complexe archiefbeheer te coördineren. Lees verder voor deze uitdagende functie! #vacature #archiefbeheer #NoordHollandNoord
Situatie- en opdrachtbeschrijving De OD NHN voert archiefbeheer uit op het taakarchief wat zij onder zich heeft van de zestien gemeenten en provincie Noord-Holland. Zij heeft daarbij te maken met 3 archiefdiensten en 2 selectielijsten (de VNG en de Provisa). Dit archiefbeheer wordt uitgevoerd in het VTH-/zaaksysteem Open Wave gekoppeld aan het document management systeem Alfresco. Binnen dat document management systeem (hierna: DMS) wordt ook archiefbeheer uitgevoerd voor bedrijfsvoering. Dit archief valt onder de VNG selectielijst.
Omdat dit archiefbeheer vrij complex is, is de OD NHN op zoek naar een recordmanager met een goed analytisch denkvermogen om de diverse stromen goed uit elkaar te kunnen houden.
Daarnaast worden de personeelsdossiers bijgehouden in AFAS en gearchiveerd. Hierop moeten nog vernietigingen uitgevoerd worden. Het takenpakket zal bestaan uit;
Archiefbeheer/-vernietiging binnen het zaaksysteem Open Wave en DMS Alfresco; Archiefbeheer/-vernietiging binnen AFAS personeelsdossiers; Contact onderhouden met 3 archiefdiensten; Adviseren bij aanbesteding DMS; Oppakken (interne) informatieverzoeken; Bijhouden handboek DIV en metadataoverzicht; Adviseren/assisteren bij informatiebeheer vraagstukken; Bijhouden Open Zaak (de zaaktypecatalogus voor Open Wave en Alfresco). Organisatiebeschrijving Bij de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) werken circa 250 bevlogen en ervaren collega’s aan de opstelling van adviezen en de uitvoering van milieutaken van zestien gemeenten in Noord-Holland-Noord. Daarnaast is de provincie Noord-Holland onze opdrachtgever. We houden ons bezig met bodemkwaliteit, klimaat, natuur, milieu, duurzaamheid, energietransitie, lucht, afval, asbest externe veiligheid, zwemwater, wegen en vaarwegen.
Het vakgebied milieu, klimaat en natuur is volop in beweging en in de actualiteit. Werken bij de OD NHN staat dan ook garant voor uitdaging en dynamiek. En dat in een open en informele werksfeer waarin van elkaar leren voorop staat: samen gaan we voor het beste resultaat. Dat maakt dat onze medewerkers de collegialiteit bij de OD NHN als zeer hoog waarderen.
OD NHN omarmt Het Nieuwe Werken (HNW) waarbij je de ruimte krijgt de taken naar eigen inzicht uit te voeren, en deels ook op een andere plek te werken. Flexibel en zelfstandig. Op die manier kun je werk en privé goed in balans brengen. Onze werkzaamheden omvatten uiteenlopende terreinen (milieu, duurzaamheid en natuur), en dat zorgt voor talloze mogelijkheden om je bij ons te ontplooien.
Wij zijn gevestigd in een modern en goed bereikbaar kantoor, vlakbij het station, uitvalswegen en het centrum van Hoorn.
Opdracht: De OD NHN voert archiefbeheer uit op het taakarchief wat zij onder zich heeft van de zestien gemeenten en provincie Noord-Holland. Zij heeft daarbij te maken met 3 archiefdiensten en 2 selectielijsten (de VNG en de Provisa). Dit archiefbeheer wordt uitgevoerd in het VTH-/zaaksysteem Open Wave gekoppeld aan het document management systeem Alfresco. Binnen dat document management systeem (hierna: DMS) wordt ook archiefbeheer uitgevoerd voor bedrijfsvoering. Dit archief valt onder de VNG selectielijst.
Omdat dit archiefbeheer vrij complex is, is de OD NHN op zoek naar een recordmanager met een goed analytisch denkvermogen om de diverse stromen goed uit elkaar te kunnen houden.
Daarnaast worden de personeelsdossiers bijgehouden in AFAS en gearchiveerd. Hierop moeten nog vernietigingen uitgevoerd worden. Het takenpakket zal bestaan uit;
Archiefbeheer/-vernietiging binnen het zaaksysteem Open Wave en DMS Alfresco; Archiefbeheer/-vernietiging binnen AFAS personeelsdossiers; Contact onderhouden met 3 archiefdiensten; Adviseren bij aanbesteding DMS; Oppakken (interne) informatieverzoeken; Bijhouden handboek DIV en metadataoverzicht; Adviseren/assisteren bij informatiebeheer vraagstukken; Bijhouden Open Zaak (de zaaktypecatalogus voor Open Wave en Alfresco). Vereisten en criteria Vereisten / knock-outcriteria Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau; Aantoonbare werkervaring met archief- en informatiebeheer; Aantoonbare kennis van de archiefwet en van regelgeving en normen binnen het vakgebied (licht duidelijk toe waar deze kennis is opgedaan); Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie; Gunningscriteria Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau, of SOD-1 of LARM (20 punten); Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen en DMS systemen (25 punten); Aantoonbare werkervaring als recordmanager DIV binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten); Aantoonbare ervaring met het bijhouden van selectielijsten (Provisa en VNG, licht dit duidelijk toe in het cv) (15 punten); Maximaal uurtarief van €90,- exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee Flextender (20 punten). Competenties Collegiaal en samenwerkend; Onderzoekend, initiatiefrijk; Onafhankelijk, analytisch, focus op het grote geheel; Flexibel; Planmatig; Resultaat- en oplossingsgericht. Beoordeling Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
Stap 4: Selectiegesprek
Functieschaal Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.
Fee Flextender Flextender brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.
Benodigd aantal professionals 1.
CV-eisen Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Planning De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 18 juli 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 17 juli 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.
Overige informatie De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistre 
