Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf bij Provincie Utrecht

Publicatiedatum

2025-06-12

Sluitingsdatum

Gesloten

2025-06-21

Startdatum

Einddatum

2025-07-01

Functie

Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf

Locatie

Utrecht

Uren per week

Niet opgegeven

Minimaal 24 uur per week

Uurtarief

Niet opgegeven

Tot €80,- per uur

Opleidingsniveau

HBO

Niet opgegeven

Ben jij een organisatietalent met ervaring als secretaris en officemanager? Wil je een cruciale rol spelen binnen het Trambedrijf van de provincie Utrecht? Dan is deze veelzijdige functie iets voor jou! Lees snel verder en ontdek hoe jij het verschil kunt maken in ons team!

Situatie- en opdrachtbeschrijving

Opdracht

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?

Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie;
Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;
Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;
Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je;

Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf.
En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

Organisatiebeschrijving

Organisatie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het Trambedrijf heeft als doel “Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus”. Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals:

het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht
de nieuwe tramremise
bus stallingen

Gevraagde expertises en competenties

Competenties

Teamspeler
Verbinder
Procesgericht
Prestatiegericht

Vereisten en criteria

Voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals benoemd in de uitvraag.
Heeft een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
Beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris.
Heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen de overheid (30 punten).
Heeft aantoonbare werkervaring als office manager (30 punten).
Maximaal tarief van €90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer (20 punten).
Is beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, met dinsdag als vaste dag op de tramremise (10 punten).
Heeft aantoonbare werkervaring met MS Office (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u of de aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Selectieprocedure en beoordeling

Uitvoeringsvoorwaarde Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de provincie Utrecht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de provincie Utrecht. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.

Planning De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 2 juli 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk vrijdag 27 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Het proces

Stap 1

Aanmelden

Reageer op deze opdracht en upload uw Curriculum Vitae.

Tip: Maak deze passend aan de opdracht.

Stap 2

Intake

Binnen 24 uur nemen wij contact met u op en zullen we de opdracht bespreken.

Stap 3

Indienen

Wij verzamelen en bundelen alle benodigde gegevens en leveren deze aan bij onze opdrachtgever.

Stap 4

Afwachten

Nadat we alles hebben aangeleverd duurt het enkele dagen voordat we weten of de opdracht gegund is.

Provincie Utrecht

65 opdracht geplaatst

65 opdrachten geplaatst

Reageren

Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf bij Provincie Utrecht

Het proces

Aanmelden

Intake

Indienen

Afwachten

Categorieën

Eébel

Account

Contact